如何利用Google 的WorkSpace來建立雲端的專案管理

如何利用Google 的WorkSpace來建立雲端的專案管理

       最近與公司的高管在討論,如何用最有效率的方法來作IT的基本建設,後來經過1個多月討論我們選擇GoogleWorkSpace,在利用這5多月的時間執行與運用後,實作到一個段落,所以將經驗與心得作分享。

       首先要改善公司的專案管理系統,我們必須要比對目前現行的作業方式,有那些不足的地方,然後高階主管希望利用這新系統達到那些目的,一般來說要先作落差分析(Gap analysis)【1】來確認整個專案工作範圍。

經過討論後,我們為確認工作範圍用工作分工結構圖(Work Breakdown Structure,WBS)將工作項目分類並指派相關人員,要執行的項目也經過總經理同意後執行,以下是執行的工作項目,共5大項:

  1.   專案管理系統的建立
  2.   初步建構管理(Configuration Managment)與資料管理(Data management,DM)【2】建立。
  3.   第1個的度量項目的建立
  4.   初級公司稽核系統的建立
  5.   團隊協同作業的建立

那我們怎利用Google WorkSpace來將上面工作項目作基本的實作:

  • 專案管理系統的建立

    - 我們可以利用Google Keep、Google Docs、Google Sheets建立專案編號作  專案納管並分享給相關專案成員。

    - 專案成員執行專案實可以在Google calendar 中安排預計工作與執行工作,你日曆可以分享給任何主管與同仁。

    - 在專案經理交辦專案工作,可以利用Google Chat 建立Spaces( 聊天室)指派工作項目,並會同步到指派人員的Google calendar。

    - 很神奇只要你會利用Google工具,基本的專案管理系統中專案編號、工作分派、團隊協同作業、溝通(Google meet、Chat、Gmail) 都幫你建立且基本上您不用花錢只要有Goole帳號且可以用chrome瀏覽器都可整合你的工作你可以在世界任何一個地方上班。

  • 初步建構管理(Configuration Managment)

    - 利用Google Drive基本上權限管控就可以協助你建立一個基本雲端建構管理系統,只剩下建構項目的建立目錄用人工的方式就可以建立。

    - 用Google Docs、Google Sheets可以作註解,版本控管或修改通知撰寫人撰寫人,這樣達到一些建構稽核,您重要文件將會控管有紀錄。

    - 規劃好重要資產到用Google Drive也可以達到公司知識庫目的。

  • 初步資料管理(Data management,DM)

    - 這部分規劃將用Google Chat 建立Spaces( 聊天室)為專案討論區,他可以記錄你的交辦、檔案、聊天紀錄這樣方式就不會將雜七雜八檔案放到公司CMGoogle Drive但整專案都有留下紀錄。

  • 第1個的度量項目的建立

    - 我們將公司同仁的工作都建立到Google calendar,這樣我們就可以利用Google API幫我們統計專案工時、個人工時、工時的圖表分析。

    - 這些都可以透過瀏覽器立即的統計。

  • 初級公司稽核系統的建立

    - 以上3項目都建立後,公司稽核就可以很方面檢查同仁工作產出。

    - 也可以用日曆約談或安排稽核工作在日曆上,就主管不在公司去出差也可以透過Google Meet 讓他在坐車時都可以透過手機跟我們開會,當然Google Meet 也可以幫你作會議戶錄音、語音英文翻譯(目前還不太準)等功能。

  • 團隊協同作業的建立

    - 這是對專案團隊很重要,因為採用Googl工具,你可以透過瀏覽器去作任何ˋ專案管理工作,也可遠端遙控你公司電腦,相當方便。

    在台灣資訊服務業中通常公司規模都在20 人以下,你可以透過Google帳號就可架設一個雲端專案管理系統且很多都滿足一些CMMI CM、MA、PPQA一些基本要求【3】,可以透過改變一些流程與使用Google工具就可以達成基本上不用花錢。

最後,公司有Google企業帳號所以又多 一些功能,企業帳號主要是多Google Drive空間比較多及與Google meet上無時間限制。希望這一篇對創業小公司與即將創業人有幫助,可以花最少人力成本與費用獲得最大系統效益。


【1】:本人以前在協助成大洪肇奎老師輔導CMMI v1.3時經驗會作落差分析(Gap analysis)來確認企業與CMMI的差異 並建立專案的範圍。
【2】:這是CMMI軟體能力成熟度的實踐領域(PA)
【3】:CMMI 中CM建構管理、MA度量與分析、PPQA品質與流程保證

更多文章:

  1. 軟體業的專案經理真瞭解軟體嗎?閒談軟體的特性
  2. 如何管理好軟體專案的經驗分享